Hallo zusammen,

für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz läuft in knapp zwei Monaten die Frist ab, B2B-Rechnungen als gesetzlich konforme E-Rechnung auszustellen. Alle anderen Unternehmen haben noch bis Ende 2027 Zeit für die Umstellung, aber die Deadline kommt schneller als man glaubt. Wer Ninox einsetzt, hat seine Anwendung meist exakt für die spezifischen Anforderungen des eigenen Betriebs aufgebaut. Genau deshalb sollte Ninox auch weiterhin das Herzstück der Geschäftsprozesse bleiben.

Anstatt ein zweites Programm für E-Rechnungen einzuführen oder aufwendige, fehleranfällige Schnittstellen zu Fremdsystemen zu bauen, lässt sich die E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung) direkt in bestehende Ninox-Datenbanken integrieren.

Funktionsumfang & Arbeitsweise (Ausgang & Eingang)

Das Modul wird direkt in die Ninox-Umgebung eingebettet, sodass weder externe Drittsysteme noch monatliche Zusatz-Abonnements pro Rechnung erforderlich sind. Die Datenhoheit verbleibt zu 100 % in der eigenen Datenbank.

• Ausgangsrechnungen: Die Datenerfassung erfolgt wie gewohnt in den bestehenden Ninox-Masken. Ein Klick auf den Button erzeugt im Hintergrund die rechtssichere E-Rechnung (ZUGFeRD als PDF mit eingebetteter XML oder XRechnung als reines XML). Die Datei wird direkt am Datensatz abgelegt und kann per E-Mail versendet werden.

• Eingangsrechnungen: Eingehende ZUGFeRD- oder XRechnungs-Dateien werden in ein Dateifeld hochgeladen. Das Modul liest die Daten (Absender, Rechnungsnummer, Datum, Netto/Brutto, USt-IDs sowie Einzelpositionen) automatisch aus und überführt sie in die entsprechenden Ninox-Tabellen.

Drei Integrationswege für Admins

Da jede Ninox-Datenbank individuell aufgebaut ist, gibt es je nach Anforderung und Eigenleistung drei verschiedene Integrationsmodelle:

1. Stand-Alone-Datenbank:
   Eine eigenständige, klar abgegrenzte Ninox-Datenbank ausschließlich für E-Rechnungen. Geeignet, wenn die E-Rechnung bewusst getrennt von den bisherigen Prozessen geführt werden soll oder als Basis für einen Neuaufbau dient.

2. Teilintegration (Eigenleistung durch den Admin):
   Das Modul wird als Tabellenstruktur in die bestehende Kundendatenbank eingesetzt. Die Anbindung an die vorhandenen Tabellen (z. B. Kunden, Angebote, Rechnungspositionen) und Skripte übernimmt der interne Admin selbst.

3. Vollintegration (Schlüsselfertig):
   Vollständige Verdrahtung des Moduls mit den bestehenden Abläufen, Masken, Status-Triggern und Automationen der Datenbank durch uns.

Live-Einsatz, Kennzahlen und Branchen

Das Modul ist kein Testballon, sondern läuft bei über 40 Unternehmen im scharfen Tagesbetrieb. Bisher wurden darüber mehr als 17.000 Dokumente verarbeitet (>12.000 erzeugte und >5.000 eingelesene E-Rechnungen).

Da Ninox-Nutzer selten Standard-Prozesse haben, deckt das Modul in der Praxis sehr unterschiedliche Spezialbereiche ab:

• Industrie & Produktion: Stahlerzeugung, Medizintechnik, fertigende Industrie.

• Handwerk & Bau: Klassisches Handwerk, Baubranche, Restauration.

• Logistik & Handel: Speditionen, Agrar & Tierfuttermittel, Rohstoffhandel.

• Technik, Medien & Dienstleistung: Audio- & Medientechnik, Event-Equipment, IT, Kunstateliers, Verlage, Finanzen, Beratung, Reisen.

• Grenzüberschreitender Verkehr: Rechtssichere Fakturierung von Waren und Dienstleistungen ins EU- und Nicht-EU-Ausland.

Eigenanwendung im Live-Betrieb

Wir nutzen das Modul seit Ende 2024 ausnahmslos für unsere eigenen Ausgangsrechnungen. Dazu gehört auch unser eigener Onlineshop, den wir in der Kombination Website + Supabase + n8n + Kontoflux + Ninox-E-Rechnungsmodul umgesetzt haben. Geht im Shop eine Bestellung ein, erzeugt das Ninox-System die finale E-Rechnung vollautomatisch im Hintergrund.

Wer kurz vor Ablauf der Frist eine praxiserprobte Lösung für die eigene Datenbank sucht oder Fragen zur Einbindung hat, findet die Dokumentation und Kontaktdaten unter:

Web: https://www.goetje-ing.de/E-RechnungeninNinox

E-Mail: info@goetje-ing.de